Für Hausverwaltungen
Der Posteingang sortiert sich. Ihr Team kümmert sich um die Fälle, die es wirklich braucht.
Der Posteingang-Autopilot liest Mails von Mietern und Eigentümern, erfasst Schadensmeldungen vollständig und bereitet Antworten vor. Er arbeitet mit dem Postfach und der Verwaltungssoftware, die Sie schon nutzen.
- M. Yılmaz, MieterinSchadensmeldung
Wasserfleck an der Decke im Bad
Erfasst: Whg. 2.3, Foto liegt bei, Handwerker angefragt
- H. Krause, EigentümerEigentümer
Frage zur Sonderumlage Dach
Antwortentwurf mit Beschluss vom 14.05. liegt bereit
- J. Becker, MieterNebenkosten
Rückfrage zur Nebenkostenabrechnung
Antwortentwurf mit Erläuterung der Heizkosten liegt bereit
Kennen Sie das? Der Alltag im Büro, ehrlich betrachtet.
Montagmorgen, voller Posteingang
Jede Mail muss erst gelesen werden, bevor klar ist, ob sie dringend ist.
Schadensmeldungen ohne Angaben
Keine Wohnungsnummer, kein Foto, keine Telefonnummer. Es folgen Rückfragen und Wartezeit.
Immer wieder dieselben Fragen
Nebenkosten, Heizung, Schlüssel, Termine: vieles beantwortet Ihr Büro jede Woche aufs Neue.
Die Stelle bleibt unbesetzt
Gute Bürokräfte sind schwer zu finden, und die Arbeit verteilt sich auf weniger Schultern.
Die Lösung
So arbeitet der Posteingang-Autopilot. In drei Schritten.
Die Mail kommt an
Mieter, Eigentümer und Handwerker schreiben wie bisher an Ihre gewohnte Adresse. Für sie ändert sich nichts.
Der Autopilot sortiert und erfasst
Er erkennt das Anliegen, zum Beispiel Schaden, Abrechnung oder Eigentümerfrage, und markiert Dringendes. Fehlen bei einer Schadensmeldung Angaben, fragt er automatisch nach.
Sie prüfen und senden
Erfasste Vorgänge und Antwortentwürfe liegen bereit. Ihr Team prüft, passt bei Bedarf an und sendet ab.
Beispiel eines Arbeitstags
Vorher und nachher.
Heute
- 8:00Posteingang öffnen, Mails einzeln lesen, weiterleiten, markieren
- 9:30Schadensmeldung ohne Wohnungsnummer: Rückfrage schreiben, auf Antwort warten
- 11:00Dieselbe Frage zur Nebenkostenabrechnung zum fünften Mal beantworten
- 15:00Vorgänge von Hand ins Verwaltungsprogramm übertragen
Mit dem Posteingang-Autopilot
- 8:00Der Posteingang ist nach Themen sortiert, Dringendes steht oben
- 8:15Schadensmeldungen sind vollständig erfasst, Rückfragen gingen schon raus
- 9:00Antwortentwürfe prüfen und absenden
- DanachZeit für Eigentümer, Begehungen und die Fälle, die Sie persönlich brauchen
Pilotprogramm
Drei Pilotplätze. Zum reduzierten Preis, gegen ehrliches Feedback.
Ich baue den Posteingang-Autopilot gerade mit den ersten drei Betrieben auf. Sie bekommen ihn deutlich günstiger, ich bekomme Ihre Rückmeldung aus dem echten Alltag und, wenn Sie zufrieden sind, eine kurze Referenz.
Posteingang-Autopilot
10 Tage
1.900 € Pilotpreis, einmalig
- Analyse Ihres Posteingangs und Ihrer häufigsten Anliegen
- Sortierung und Erfassung für Schadensmeldungen, Abrechnungsfragen und Eigentümeranliegen
- Antwortvorlagen in Ihrem Ton
- Anbindung an Ihr Postfach und, wo eine Schnittstelle besteht, an Ihre Verwaltungssoftware
- Einweisung für Ihr Team
Danach optional: Betreuung ab 490 € im Monat. Ich überwache die Abläufe, passe sie an und baue auf Wunsch weitere Schritte.
Gespräch zum Pilot buchenGemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Häufige Fragen
Wie ist das mit dem Datenschutz?
Wir schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wo möglich, verarbeite ich die Daten auf Servern in der EU. Welche Dienste beteiligt sind, lege ich Ihnen vor dem Start offen, schriftlich und vollständig.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Ich baue auf dem auf, was Sie haben: Ihr Postfach und Ihre Verwaltungssoftware. Wo es keine Schnittstelle gibt, finden wir einen einfachen Weg, etwa über Export oder E-Mail.
Schickt die KI Antworten selbstständig raus?
Nur, wenn Sie das ausdrücklich wollen, zum Beispiel bei Eingangsbestätigungen. Alles andere liegt als Entwurf bereit und wird von Ihrem Team geprüft.
Ersetzt das meine Mitarbeiter?
Nein. Es nimmt Ihrem Team das Sortieren, Abtippen und Nachfragen ab. Entscheidungen treffen weiterhin Menschen.
Was, wenn es bei uns nicht passt?
Das klären wir im ersten Gespräch. Wenn sich eine Automatisierung bei Ihnen nicht lohnt, sage ich Ihnen das offen, und wir lassen es. Im Pilot arbeiten wir in kurzen Abstimmungen, damit Sie früh sehen, ob es funktioniert.
Lohnt sich das bei Ihnen? Das klären wir in 20 Minuten.
Sie schildern, wo im Büro die Zeit hängen bleibt. Ich sage Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht. Kostenlos und unverbindlich, per Video oder Telefon.